Quand un bon choix logiciel devient un problème

Chronique : Quand le système d’information devient un frein – Épisode 1

Introduction

Quand je suis arrivé chez mon premier client en tant que freelance, la demande semblait simple : "on a besoin d’un logiciel pour mieux gérer nos stocks".

En creusant, je me suis rendu compte que le besoin n’était pas une simple optimisation de leur processus de gestion de stock à l’aide d’un logiciel. C’était plutôt la conséquence logique de décisions prises plusieurs années auparavant, dans un contexte qui avait depuis beaucoup évolué.

Cet article est le premier épisode d’une série où je raconte, ce que cette expérience avec ce client m’a appris sur les choix stratégiques digitaux, leurs impacts à long terme, et les erreurs classiques que beaucoup d’entreprises font sans s’en rendre compte.

Le contexte : un choix cohérent… à l’époque

Il y a environ 5 ans, cette entreprise avait fait le choix d’un ERP pour structurer son activité. À ce moment-là, c’était un bon choix :

• périmètre fonctionnel adapté
• coût maîtrisé
• mise en place rapide

Le problème n’était donc pas l’outil en lui-même, mais une chose rarement, ou mal anticipée : l’évolution de l’entreprise.

Entre-temps, l’activité s’était développée, les volumes ont augmenté, les sites se sont multipliés, et la gestion des stocks est devenue beaucoup plus complexe.

Ce que j’ai observé en arrivant

Très vite, un point a attiré mon attention.

Pour avoir une vision globale des entrées et sorties de stock sur l’ensemble des sites, les équipes devaient :

• extraire plusieurs jeux de données depuis l’ERP
• Manipuler les données sous Excel
• croiser manuellement les informations
• reconstruire un tableau de pilotage final

👉 Résultat : plusieurs heures de travail étalées sur plusieurs jours, simplement pour obtenir une information qui devrait être accessible en quelques minutes.

Ce n’était pas exceptionnel. C’était devenu la norme.

Le vrai problème (et ce n’était pas Excel)

À ce stade, beaucoup auraient conclu : "il nous faut un nouveau logiciel".

En réalité, le problème était plus profond :

• l’ERP ne permettait plus de répondre aux besoins actuels
• aucune vision long terme sur l’évolution de l’entreprise n’avait été intégrée au départ
• les processus avaient évolué, pas le système d’information

Excel n’était qu’un pansement, pas la cause.

Ce que j’ai fait (et pourquoi je ne me suis pas arrêté là)

Concrètement, dans le contexte de mon client, la première réponse au problème a bien été une solution court terme.

Nous avons mis en place un SaaS complémentaire, pensé pour :

• automatiser une partie des traitements
• réduire drastiquement le temps passé sur les exports et croisements de données
• redonner de la visibilité rapidement aux équipes opérationnelles

À court terme, c’était une bonne décision.

Elle a permis de dégager du temps critique, là où l’entreprise en manquait le plus.

Mais ce point était essentiel : cette solution n’était pas une finalité.

Car ajouter un outil, même pertinent, sur un système d’information déjà contraint, revient souvent à traiter les symptômes sans s’attaquer à la cause.

C’est pour cette raison que cette approche s’inscrivait dans une stratégie en deux temps :

• court terme : soulager l’opérationnel
• moyen / long terme : repenser le système d’information dans son ensemble

Première leçon

Un système d’information doit accompagner la trajectoire d’une entreprise, pas seulement répondre à un besoin immédiat.

Un bon choix aujourd’hui peut devenir un frein demain si aucune réflexion n’est menée sur :

• la scalabilité
• l’évolution des processus
• les objectifs business à moyen et long terme

Dans le prochain épisode, je parlerai des conséquences très concrètes de ces choix : coût caché, temps perdu, stress opérationnel et décisions prises trop tard.