Le vrai coût des mauvais choix SI

Chronique : Les choix digitaux qui coûtent cher – Épisode 2

Introduction

Quand on parle de système d’information (SI), la discussion tourne souvent autour du coût des outils : licences, abonnements, intégration.

Mais le coût le plus important est rarement visible sur une facture. Il se cache ailleurs : dans le temps perdu, la charge mentale et les décisions prises trop tard.

Dans ce deuxième épisode, je vais volontairement laisser la technique de côté pour parler d’une chose que tous les dirigeants comprennent : le temps.

Le quotidien d’une petite équipe polyvalente

Imaginons une entreprise avec une équipe de deux personnes en charge, entre autres, de la gestion des stocks.

Ce ne sont pas des spécialistes du stock. Ils ont aussi :

• des responsabilités opérationnelles ;
• du suivi fournisseur ;
• de la coordination interne ;
• des urgences quotidiennes à gérer.

La gestion des stocks n’est qu’une partie de leur travail.

Une information simple… difficile à obtenir

Pour répondre à une question pourtant basique — "où en sommes-nous réellement sur les stocks ?" — il leur faut :

• extraire plusieurs jeux de données depuis l’ERP ;
• compléter avec des fichiers annexes ;
• retraiter les informations sous Excel ;
• vérifier, corriger et recroiser.

Ce processus est connu des équipes. Il fonctionne, ou presque. Car si, dans la globalité, toutes les données sont là, c'est plus tard, sur le terrain, que l'on constate des ruptures de stock ou, au contraire, du sur-stockage.

Et bien sûr, ce processus est lent.

Parlons en temps, pas en outils

Prenons volontairement des chiffres simples pour le traitement de ces données :

• 4 heures par personne ;
• 2 fois par semaine.

👉 Résultat : 8 heures par semaine pour l’équipe.

Sur un mois, cela représente environ 32 heures. Sur une année, c'est près de 385 heures.

385 heures passées non pas à décider, à améliorer ou à anticiper… mais simplement à reconstruire une information qui devrait être immédiate.

Le coût invisible

385 heures, ce n’est pas abstrait. C’est :

• plusieurs semaines de travail évaporées ;
• des projets repoussés ;
• des arbitrages faits dans l’urgence ;
• une fatigue qui s’installe.

Et surtout, c'est moins de temps alloué aux tâches à forte valeur ajoutée.

Dans ce contexte, le système d’information ne fait pas gagner du temps. Il en consomme.

Le vrai problème n’est pas l’effort, mais le retard

Le plus critique n'est pas tant le temps passé à produire l’information. C’est le moment où elle arrive.

Quand les chiffres sont enfin consolidés :

• l’opportunité est parfois déjà passée ;
• la décision aurait dû être prise plus tôt ;
• les conséquences sont déjà visibles sur le terrain.

Un système lent ne bloque pas complètement l’entreprise. Il la fait avancer avec un temps de retard permanent.

Deuxième leçon

Un mauvais choix SI coûte rarement cher le jour où il est fait. Il coûte cher chaque semaine, pendant des années.

Ce coût n’apparaît pas dans les budgets IT. Il se manifeste dans :

• la perte de temps ;
• la fatigue des équipes ;
• la baisse de qualité des décisions.

Dans le prochain épisode, j'expliquerai ce qu'il se passe lorsque ces fragilités ne sont plus seulement inconfortables, mais deviennent un véritable risque opérationnel.